Dokumentvorlagen mit Libreoffice¶

Dokumentvorlagen sind oftmals ein zentrales Element im täglichen Arbeitsablauf. Die Anwendungsfälle variieren zum Teil stark. Meist entstehen Dokumentvorlagen an einer Stelle in einem Verwaltungsprozess. Sie werden initial erstellt und über lange Zeiträume weiter verwendet.

Vorgehen¶

Prinzipiell können Dokumentvorlagen in das OpenDocument Format umgewandelt oder neu gestaltet werden.

Neugestaltung von Vorlagen¶

Dieses Vorgehen bietet sich oftmals aus zwei Gründen an.

Um nicht mehr benötigte Vorlagen zu entfernen.
Um auf geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Verbesserung der Zugänglichkeit, Integration einer neuen Fachanwendung) reagieren zu können.

Umwandlung von Vorlagen¶

gute Ergebnisse lassen sich erzielen, wenn bestehende Vorlagen zunächst im DOC Format abgelegt werden
die DOC Dateien können dann in LibreOffice geöffnet und im ODT Format gespeichert und weiter verarbeitet werden
das Vorgehen kann durch automatisierte Umwandlung beschleunigt werden
Korrekturen an der eigentlichen Vorlage
Attribute der Felder aus dem VIS in die Vorlage einfügen
Vorlagen in einer VIS-Vorlagenkategorie ablegen

Empfehlungen zur Erstellung von Vorlagen¶

freie Formatierungen möglichst vermeiden
stattdessen sollten Absatzvorlagen verwendet werden
Verankerung von grafischen Elementen, wie Rahmen, sollten an der Seite ausgerichtet werden

Erfahrungswerte im Zusammenhang mit der E-Akte¶

Verknüpfungen zu Metadaten der E-Akte können, genau wie bei den proprietären Produkten, eingefügt werden
Vorlagen müssen als ODT angelegt werden, da OTT (Templates) nicht aus VIS heraus geöffnet werden können
Schutz abschalten, um ggf. schreibgeschützte Felder entfernen zu können. Siehe dazu in der Onlinehilfe von LibreOffice im Abschnitt Schutz abschalten.
VIS-Links
werden nicht automatisch übernommen
An Stelle der Verknüpfung wird der letzte Inhalt der Verknüpfung angezeigt.
müssen hinzugefügt werden

Letztes Update: 31. März 2025