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Dokumentbearbeitung mit LibreOffice

Zu Testzwecken wird innerhalb der Abteilung für E-Government und IT des Thüringer Finanzministeriums schrittweise LibreOffice ausgerollt. Darüber hinaus testen auch IT Referate einzelner Ressorts mit. Das geschieht parallel zu den bisher eingesetzten Office Produkten.

Anforderungen Dokumentbearbeitung

  • In der Thüringer Landesverwaltung wird zur digitalen Aktenhaltung VIS des Herstellers PDV eingesetzt. Dieses Fachverfahren muss also mit LibreOffice zusammenarbeiten.

  • Schriftstücke sollten barrierefrei erstellt und bearbeitet werden können. Das betrifft sowohl die eigentliche Bearbeitung, als auch die Zugänglichkeit z.B. von PDF-Dokumenten. Dazu werden die Dokumente u.a. mit dem PDF Accessibility Checker der PDF/UA Foundation überprüft.

LibreOffice Screenshot

Erfahrungswerte

Folgende Erfahrungswerte wurden bisher gesammelt und sollen hier transparent gemacht werden:

Grundsätzliches

  • aktuell wird mit LibreOffice Version 7.5.3.2 aus dem offiziellen Repository der Documentfoundation getestet.
  • ein Upgrade auf Version 24.2.x ist in Vorbereitung
  • Bestehende herstellerspezifische Office Dateien können mit LibreOffice weiter verarbeitet werden. Weiterführende Hinweise zum Funktionsvergleich von LibreOffice MS-Office finden sich auf der Website der Documentfoundation
  • Unter Umständen müssen herstellerspezifische Dokumentvorlagen in LibreOffice angepasst oder neu erstellt werden. Dies ist abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall.

zentrale Konfiguration von LibreOffice

präferierte Anwendung zum Öffnen von ODF

  • Die präferierte Anwendung zum Öffnen von Dateien im OpenDocument Format (*.od*) sollte per Reg-Key gesetzt werden.
  • Zusätzlich eingestellt werden, dass die Microsoft Office Produkte beim Starten nicht prüfen, ob sie die Standardanwendung für "alle Dokumente" sind. Dieses Verhalten lässt sich über Gruppenrichtlinien steuern:

LibreOffice und E-Akte-System der PDV

  • Dateien in beliebigen Formaten, so auch Dokumente im OpenDocument Format, lassen sich einfach per Drag&Drop in der E-Akte ablegen. Dafür ist kein zusätzliches Add-in für LibreOffice notwendig.
  • VIS sollte so konfiguriert werden, dass ODF Dateien direkt via WebDAV geöffnet werden können.
  • Für das Erstellen von Dokumenten aus VIS heraus, müssen Dokumentvorlagen im OpenDocument Format in einer sog. VIS Vorlagenkategorie hinterlegt werden.
  • Das VIS-LibreOffice Add-in für LibreOffice wird nur benötigt, wenn Metadaten aus VIS wie bspw. die Bearbeiterin eines Vorgangs, ein Aktenzeichen usw. in ein ODF-Dokument eingefügt werden sollen.
  • Um das Add-in nutzen zu können, ist eine Java Runtime Umgebung (JRE) notwendig. Dafür wird im Test das quelloffene Eclipse Temurin verwendet. Das JRE muss auf dem Client vor der Installation von LibreOffice installiert werden.
  • Die VIS Metadaten werden als Felder in ein LibreOffice Dokument eingefügt.

Barrierefreiheit und Zugänglichkeit

Barrierefreie Bedienung

LibreOffice bietet bereits eine Vielzahl von Unterstützungsmöglichkeiten, z.B. die vollständige Bedienbarkeit der gesamten Benutzeroberfläche über die Tastaturnavigation. Auf diese Weise haben Benutzer:innen die Möglichkeit, alle Eingaben über die Tastatur vorzunehmen, ohne eine Maus oder ein anderes Zeigegerät verwenden zu müssen. Die integrierte Schnittstelle für assistierender Technologien (AT) zum Betriebssystem ermöglicht beispielsweise die Verwendung von Screenreader, Spracheingaben, Vergrößerungssoftware und Bildschirmtastaturen. Weitere Unterstützungsmöglichkeiten sind auf der Website der Document Foundation im Bereich Barrierefreiheit dokumentiert. Darüber hinaus wurden im Vergleich zur ursprünglich im Test eingesetzten Version LibreOffice 7.5.x in der Version 24.2.3.2 bereits zahlreiche weitere Verbesserungen bei der Bedienbarkeit vorgenommen. So kann bspw. die Prüfung der Barrierefreiheit kontinuierlich bereits während des Schreibens erfolgen. Dabei werden etwaige Barrieren bis auf Zeichenebene angezeigt und können direkt im Text lokalisiert werden. Teilweise werden auch Vorschläge zum direkten Beheben der jeweiligen Problemsituation aufgezeigt.

Barrierefreie Dokumente

Schriftstücke, die innerhalb und außerhalb der Thüringer Landesverwaltung erstellt, verarbeitet und geteilt werden, sollten grundsätzlich barrierefrei sein. Für die Tests mit LibreOffice wurden in der Abteilung für E-Government gängige proprietäre Dokumentvorlagen im OpenDocument Format neu erstellt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Häufig gestellte Fragen zu LibreOffice werden im Bereich FAQ beantwortet und gesammelt.